Tutorial de Notion AI: Productividad con Inteligencia Artificial

Notion ya era la herramienta de productividad más versátil del mercado. Con la integración de IA, se ha convertido en algo que va más allá de un simple gestor de notas: es un segundo cerebro que piensa contigo.

Pero la mayoría de la gente activa Notion AI y no sabe qué hacer con él. Usan la función de "mejorar escritura" y poco más. Eso es como tener un Ferrari y usarlo solo para ir al supermercado.

En este tutorial te enseño a exprimir Notion AI de verdad: desde las funciones básicas hasta workflows avanzados que van a cambiar cómo trabajas.

Qué es Notion AI y qué puede hacer

Notion AI es una capa de inteligencia artificial integrada directamente en Notion. No es una herramienta separada: funciona dentro de tus páginas, bases de datos y documentos existentes.

Funciones principales

Función	Qué hace	Dónde usarla
Resumir	Condensa textos largos	Notas de reunión, documentos, artículos
Escribir	Genera contenido nuevo	Borradores, emails, brainstorming
Mejorar escritura	Reescribe para mejorar calidad	Cualquier texto
Traducir	Traduce a 15+ idiomas	Documentos multilingüe
Explicar	Simplifica textos complejos	Documentación técnica
Extraer acción items	Identifica tareas pendientes	Notas de reunión
Autofill en bases de datos	Rellena campos con IA	Bases de datos
Q&A	Responde preguntas sobre tu workspace	Búsqueda global

Precios

Plan	Notion	Notion AI	Precio total
Free	Gratis	+10$/mes por miembro	10$/mes
Plus	10$/mes	+10$/mes por miembro	20$/mes
Business	18$/mes	+10$/mes por miembro	28$/mes
Enterprise	Personalizado	Incluido	Personalizado

Notion AI cuesta 10$ adicionales por miembro al mes. ¿Merece la pena? Si usas Notion como herramienta principal de trabajo, absolutamente. Se paga solo con el tiempo que ahorras en la primera semana.

Paso 1: Activa y configura Notion AI

1.1 Activación

1. Abre Notion
2. Ve a Settings & Members > Plans
3. Activa Notion AI como add-on
4. Si tienes plan Team o Business, puedes activarlo para miembros específicos

1.2 Cómo invocar Notion AI

Hay varias formas de llamar a la IA:

• Espacio vacío: en una línea vacía, escribe /ai o simplemente pulsa Espacio y aparece el menú de IA
• Seleccionar texto: selecciona cualquier texto y haz clic en "Ask AI" en la barra flotante
• Barra de búsqueda: pulsa Ctrl+J para abrir la búsqueda IA que puede responder preguntas sobre todo tu workspace
• Base de datos: en cualquier propiedad, puedes añadir una columna de tipo "AI"

Paso 2: Funciones básicas que debes dominar

2.1 Resumir documentos

Esta es probablemente la función que más vas a usar.

Cómo hacerlo:

1. Abre un documento largo (notas de reunión, artículo, informe)
2. Selecciona todo el texto (o la parte que quieras resumir)
3. Haz clic en "Ask AI" > "Summarize"
4. Notion genera un resumen conciso al instante

Casos de uso reales:

• Notas de reunión: después de cada reunión, pide a Notion AI que resuma los puntos clave y extraiga las tareas pendientes
• Artículos guardados: si guardas artículos para leer después, pídele que los resuma antes de decidir si vale la pena leerlos enteros
• Informes semanales: resume los informes de cada miembro del equipo en un resumen ejecutivo

Pro tip: Para mejores resúmenes, dile qué tipo de resumen quieres: "Resume esto enfocándote en las decisiones tomadas y los próximos pasos" o "Resume en 3 bullet points los datos más importantes".

2.2 Escribir contenido

Cómo hacerlo:

1. En una línea vacía, escribe /ai y selecciona "Write" o simplemente empieza describiendo lo que necesitas
2. Dale contexto: qué quieres, para quién, en qué tono
3. Notion genera el contenido
4. Puedes pedir que lo extienda, acorte o reescriba

Prompt efectivos dentro de Notion:

• "Escribe un borrador de email para el cliente sobre el retraso del proyecto. Tono: profesional pero honesto."
• "Genera una lista de 10 ideas para el blog de la empresa sobre [tema]. Incluye un ángulo único para cada una."
• "Crea un esqueleto de presentación con 8 slides sobre [tema]. Solo títulos y bullet points clave."

2.3 Mejorar escritura existente

Cómo hacerlo:

1. Selecciona el texto que quieres mejorar
2. Haz clic en "Ask AI"
3. Elige una opción:
   • Improve writing: mejora general de calidad
   • Fix spelling & grammar: corrección básica
   • Make shorter: condensa
   • Make longer: expande
   • Change tone: cambia el registro (profesional, casual, etc.)
   • Simplify language: simplifica vocabulario

Cuándo usar cada opción:

Situación	Opción	Resultado
Borrador rápido que necesita pulir	Improve writing	Texto más fluido y profesional
Email que suena demasiado frío	Change tone > Friendly	Mismo contenido, tono más cercano
Documento técnico para no-técnicos	Simplify language	Vocabulario accesible
Texto demasiado largo	Make shorter	Condensado sin perder info clave
Respuesta demasiado escueta	Make longer	Desarrollado con más contexto

2.4 Extraer acción items

Esta función es oro para después de reuniones:

1. Pega o escribe las notas de la reunión
2. Selecciona todo el texto
3. Pide a la IA: "Extract action items"
4. Notion genera una lista de tareas con responsable y contexto

Puedes combinar esto con una base de datos de tareas: copia los action items y pégalos directamente en tu board de tareas.

Paso 3: Notion AI en bases de datos (el verdadero poder)

Aquí es donde Notion AI pasa de ser útil a ser imprescindible. Las bases de datos con IA son probablemente la función más potente de toda la herramienta.

3.1 Propiedades de IA (AI Properties)

Puedes añadir columnas a tus bases de datos que se rellenan automáticamente con IA.

Cómo añadir una propiedad de IA:

1. Abre una base de datos
2. Haz clic en "+" para añadir una nueva propiedad
3. Selecciona "AI" como tipo
4. Configura el prompt: dile a la IA qué debe generar basándose en los datos de cada fila

3.2 Ejemplos prácticos de AI Properties

Base de datos de contenido editorial:

Título del artículo	Audiencia	AI: Meta description	AI: 5 Keywords	AI: Ángulo hook
Cómo usar IA en ventas	Comerciales B2B	Generada automáticamente	Generadas automáticamente	Generado automáticamente

Configura cada columna de IA con prompts como:

• Meta description: "Genera una meta description SEO de máximo 155 caracteres basada en el título y la audiencia"
• Keywords: "Sugiere 5 keywords SEO relevantes para este artículo"
• Ángulo hook: "Propón un ángulo atractivo para el primer párrafo dirigido a esta audiencia"

Base de datos de leads/CRM:

Empresa	Sector	Notas de la llamada	AI: Resumen	AI: Próximo paso	AI: Prioridad
TechCo	SaaS	Notas largas de la reunión	Resumen automático	Sugerido por IA	Evaluada por IA

Base de datos de competidores:

Competidor	URL	Notas	AI: Fortalezas	AI: Debilidades	AI: Oportunidad para nosotros
Competidor A	ejemplo.com	Tus notas de análisis	Analizado por IA	Analizado por IA	Sugerido por IA

3.3 Autofill masivo

Cuando tienes muchas filas sin rellenar las propiedades de IA:

1. Haz clic en la cabecera de la columna de IA
2. Selecciona "Fill all" o "Update all"
3. Notion procesa todas las filas y rellena los campos

Esto es brutal cuando importas datos de un CSV o cuando añades muchas entradas nuevas.

Paso 4: Notion AI Q&A (pregúntale a tu workspace)

Esta función te permite hacer preguntas sobre toda la información de tu workspace de Notion.

4.1 Cómo funciona

1. Pulsa Ctrl+J (o Cmd+J en Mac)
2. Escribe tu pregunta en lenguaje natural
3. Notion busca en TODAS tus páginas y bases de datos
4. Te da una respuesta con referencias a las fuentes

4.2 Ejemplos de preguntas útiles

• "¿Cuáles fueron las decisiones principales de la reunión del martes con el cliente X?"
• "¿Qué tareas tiene pendientes el equipo de marketing esta semana?"
• "Resume las notas de las últimas 3 reuniones de producto"
• "¿Cuántos leads entraron en enero según la base de datos de CRM?"
• "¿Qué documentación tenemos sobre el proceso de onboarding?"

Esto convierte a Notion en tu base de conocimiento con búsqueda inteligente. En vez de buscar en carpetas y páginas, preguntas y la IA encuentra la respuesta.

Pro tip: Q&A funciona mejor cuanto más organizado esté tu workspace. Si tus notas están en páginas sueltas sin estructura, la IA tendrá más dificultad para encontrar la información relevante.

Paso 5: Workflows avanzados con Notion AI

5.1 Workflow de reuniones

Antes de la reunión:

1. Crea una página desde tu template de reuniones
2. Pide a la IA: "Basándote en las notas de la última reunión con este cliente, genera una agenda para la reunión de seguimiento"

Durante la reunión:

1. Toma notas rápidas (no te preocupes por el formato)

Después de la reunión:

1. Selecciona las notas y pide: "Resume esta reunión en: decisiones, tareas pendientes (con responsable) y temas para la próxima reunión"
2. Usa "Extract action items" para crear tareas
3. Arrastra las tareas a tu board de gestión de proyectos

Tiempo ahorrado por reunión: 15-20 minutos.

5.2 Workflow de documentación

1. Escribe un borrador rápido con ideas sueltas
2. Pide a la IA que organice y estructure esas ideas
3. Desarrolla cada sección pidiendo que expanda los puntos
4. Pide revisión: "Revisa este documento y sugiere mejoras en claridad y estructura"
5. Genera el TL;DR: pide un resumen ejecutivo al principio del documento

5.3 Workflow de planificación de contenido

1. Base de datos de ideas: cada idea tiene columna AI que genera título SEO, meta description y keywords
2. Planificación: pide a la IA que priorice las ideas basándose en tendencias y audiencia
3. Producción: para cada artículo, pide a la IA que genere el esqueleto
4. Revisión: usa "Improve writing" en cada sección
5. Distribución: la IA genera variantes del contenido para diferentes canales (email, redes, etc.)

5.4 Workflow de gestión de proyectos

Base de datos de proyecto con AI Properties:

Tarea	Descripción	Estado	Responsable	AI: Riesgo	AI: Dependencias	AI: Sugerencia
Diseñar landing	Crear LP para campaña Q1	En progreso	María	Evaluado	Identificadas	Generada

Configura las columnas de IA para:

• Riesgo: "Evalúa el nivel de riesgo de esta tarea basándote en la descripción y el estado. Responde: Bajo/Medio/Alto con una frase de justificación."
• Dependencias: "Identifica posibles dependencias o bloqueos basándote en la descripción de la tarea."
• Sugerencia: "Sugiere un siguiente paso concreto para avanzar esta tarea."

Paso 6: Templates potenciados con IA

Crea templates que incluyan instrucciones de IA predefinidas:

Template: Nota de reunión con IA

## Reunión: [Título]
**Fecha:** [Fecha]
**Asistentes:** [Lista]

## Notas
[Tus notas aquí]

## Resumen IA
/ai Resume las notas anteriores en 3-5 bullet points

## Tareas
/ai Extrae los action items con responsable y fecha

## Seguimiento
/ai Sugiere 3 preguntas para la próxima reunión basándote en estas notas

Template: Análisis de competidor

## Competidor: [Nombre]
**URL:** [Sitio web]
**Sector:** [Sector]

## Observaciones
[Tus notas de investigación]

## Análisis IA
/ai Basándote en las observaciones, genera un análisis DAFO de este competidor

## Implicaciones
/ai ¿Qué oportunidades y amenazas representa este competidor para nosotros?

Template: Brief de contenido

## Contenido: [Título/Tema]
**Formato:** [Blog/Email/Post/Vídeo]
**Audiencia:** [Perfil]
**Objetivo:** [Qué queremos conseguir]

## Keywords objetivo
/ai Sugiere 5-7 keywords relevantes para este contenido

## Estructura propuesta
/ai Genera una estructura con secciones y subsecciones para este contenido

## Ángulo diferencial
/ai ¿Qué ángulo podemos usar para diferenciarnos de los primeros resultados de Google sobre este tema?

Trucos avanzados

1. Encadena comandos de IA. Selecciona el resultado de un comando y aplica otro. Ejemplo: primero "Resume", luego selecciona el resumen y pide "Translate to English".

2. Usa Q&A como onboarding. Cuando un nuevo miembro se une al equipo, puede preguntar cualquier cosa sobre procesos, decisiones anteriores y documentación. Es como tener un compañero que lo sabe todo.

3. Combina con Notion Automations. Notion tiene automatizaciones nativas. Combínalas con IA: cuando una tarea cambia de estado, ejecuta un prompt de IA automáticamente.

4. Importa antes de preguntar. Cuanta más información tengas en Notion, mejores serán las respuestas de Q&A. Importa tus documentos de Google Drive, Confluence o donde los tengas.

5. Custom AI prompts en bases de datos. No te limites a los prompts genéricos. Escribe prompts muy específicos para tu caso de uso en cada columna de IA.

Conclusión: Notion AI como sistema operativo de tu trabajo

Notion AI no es un chatbot al que le haces preguntas. Es una capa de inteligencia que se integra en tu flujo de trabajo real: tus documentos, tus bases de datos, tus proyectos.

Las tres funciones que más impacto tienen:

1. AI Properties en bases de datos: automatizan el análisis y clasificación de información
2. Q&A sobre tu workspace: convierte toda tu documentación en una base de conocimiento inteligente
3. Resumen + extracción de tareas: ahorra 15-20 minutos después de cada reunión

El plan de acción:

1. Hoy: activa Notion AI y prueba resumir tus últimas notas de reunión
2. Esta semana: añade una columna de IA a tu base de datos más usada
3. Este mes: crea templates con instrucciones de IA para tus procesos recurrentes

El objetivo no es usar la IA por usar. Es que tu forma de trabajar sea más inteligente con menos esfuerzo. Notion AI hace exactamente eso cuando lo configuras bien.