Si eres autónomo y tu criterio para deducir un gasto es "esto lo pago yo, así que va a la contabilidad", tengo malas noticias: así es como se llega a una paralela de Hacienda. Y una buena: la mayoría de autónomos que conozco están en el extremo contrario, se deducen mucho menos de lo que legalmente podrían por miedo o por desconocimiento, y eso son cientos o miles de euros al año regalados.
Vamos sin rodeos. Un gasto es deducible en el IRPF de un autónomo en estimación directa cuando cumple cuatro condiciones a la vez: está vinculado a la actividad económica (afectación), está justificado con factura completa a tu nombre y con tu NIF, está anotado en tus libros registro y está imputado al ejercicio correcto. Si falla cualquiera de las cuatro, el gasto no existe para Hacienda por muy real que sea. Todo lo demás —el 30% de los suministros, el coche, las dietas de 26,67 €— son casos particulares de esas cuatro reglas.
En este artículo te cuento qué puedes deducir de verdad en 2026, con los porcentajes y límites verificados contra la normativa y los manuales de la AEAT (te dejo las fuentes al final), qué errores disparan las alertas del sistema y cómo el OCR y la IA han cambiado la parte más aburrida del asunto: no perder facturas.
Los cuatro requisitos que deciden si un gasto es deducible
Antes de entrar en categorías concretas, interioriza esto. En mi experiencia, el 90% de las discusiones con Hacienda se resuelven aquí y no en si el gasto era "razonable".
| Requisito | Qué significa en la práctica | Dónde falla la gente |
|---|---|---|
| Afectación / correlación con los ingresos | El gasto debe estar vinculado a la obtención de ingresos de tu actividad. Los bienes usados a la vez para la actividad y para necesidades privadas no se consideran afectos, salvo que el uso privado sea "accesorio y notoriamente irrelevante" | El coche, el móvil, el portátil que también usa tu hijo |
| Justificación documental | Factura completa con tu nombre, tu NIF y la cuota de IVA desglosada. Un tique sin tus datos no sirve para deducir el IVA | Tiques de gasolina, restaurantes, Amazon a título personal |
| Registro contable | Anotado en el libro registro de compras y gastos (y en el de bienes de inversión si es amortizable) | Facturas que aparecen en marzo del año siguiente |
| Imputación temporal | Al ejercicio en que se devenga, con carácter general | Meter en 2026 una factura de diciembre de 2025 |
Un matiz importante que casi nadie explica: deducir en IRPF y deducir el IVA son dos decisiones distintas, con reglas distintas. Un gasto puede ser 100% deducible en IRPF y tener el IVA deducible solo al 50%. O al revés. Los verás en cada apartado.
Y si estás en estimación directa simplificada, recuerda el comodín: puedes deducirte un 5% del rendimiento neto previo en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un tope de 2.000 € anuales. Ese porcentaje se elevó temporalmente al 7% en 2023, pero volvió al 5% y ahí sigue. Es incompatible con la reducción para autónomos económicamente dependientes o con un único cliente no vinculado.
Suministros del hogar: el 30% que todo el mundo calcula mal
Esta es la deducción peor entendida de España. Repito el error que oigo cada semana: "me deduzco el 30% de la luz". No. No es el 30% de la factura.
La regla, en el artículo 30.2.5ª b) de la Ley del IRPF (introducido por la Ley 6/2017), dice que si afectas parcialmente tu vivienda habitual a la actividad, puedes deducir los suministros —agua, gas, electricidad, telefonía e Internet— en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción entre los metros cuadrados destinados a la actividad y la superficie total de la vivienda, salvo que pruebes un porcentaje distinto.
La fórmula real es:
Gasto deducible = Gasto total del suministro × (m² afectos ÷ m² totales) × 30%
El propio manual práctico de la AEAT lo ilustra con este ejemplo:
- Vivienda de 100 m², de los cuales 40 m² se destinan a la actividad → proporción del 40%.
- Porcentaje deducible: 30% × 40% = 12%.
- Con 5.000 € anuales de suministros: 5.000 × 12% = 600 € deducibles.
Doce por ciento, no treinta. Sobre una factura de luz de 100 €, hablamos de 12 € deducibles en ese caso, no de 30 €.
Qué sí puedes deducir al 100% de la parte afecta
Ojo, porque aquí está la parte buena que muchos se dejan. La regla del 30% se aplica solo a los suministros. Los gastos de titularidad o uso del inmueble —IBI, comunidad, seguro del hogar, tasa de basuras, amortización si eres propietario, o el alquiler si eres inquilino— se deducen en proporción directa a los metros afectos, sin recorte del 30%. En el ejemplo anterior: 40% del IBI, 40% del seguro, 40% del alquiler.
Requisitos previos y no negociables:
- Haber comunicado la afectación parcial y los metros cuadrados afectos en el modelo 036 o 037. Sin esta casilla marcada, la deducción es indefendible.
- Que los metros sean creíbles. Una habitación de 12 m² en un piso de 80 es defendible. Media casa "de despacho" con dos hijos pequeños, no.
- Que los recibos estén a tu nombre. Si la luz está a nombre de tu pareja, tienes un problema de justificación documental.
Un aviso sobre el alquiler: si tu arrendador te repercute IVA por la parte afecta (arrendamiento de local o de vivienda con uso profesional), necesitarás factura con IVA para deducirlo. En arrendamientos de vivienda exentos de IVA, ese IVA sencillamente no existe y no hay nada que deducir.
El vehículo: el caso polémico (y por qué IRPF e IVA no se ponen de acuerdo)
Este es el gasto que más paralelas genera en España. Y la razón es que la normativa de IRPF y la de IVA dicen cosas distintas sobre el mismo coche.
En IRPF: o afectación exclusiva, o nada
El Reglamento del IRPF (artículo 22 del RD 439/2007) permite considerar afectos bienes con un uso privado "accesorio y notoriamente irrelevante"... pero excluye expresamente de esa flexibilidad a los turismos, ciclomotores, motocicletas, aeronaves y embarcaciones deportivas o de recreo. Es decir: para el coche no hay medias tintas. O lo usas exclusivamente para la actividad, o no deduces nada: ni amortización, ni combustible, ni seguro, ni ITV, ni taller, ni peajes.
Las excepciones tasadas en las que sí se admite la afectación pese al uso mixto son:
- Vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías.
- Vehículos destinados al transporte de viajeros mediante contraprestación (taxi, VTC).
- Vehículos destinados a la enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación (autoescuelas).
- Los destinados a los desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales.
- Los destinados a servicios de vigilancia.
Si no estás en esa lista, el coche en IRPF es una batalla que normalmente se pierde. Lo digo claro porque me he cansado de ver a autónomos deduciéndose el renting del SUV familiar y luego llevándose el susto.
En IVA: el 50% que no tienes que demostrar
En IVA el criterio es mucho más amable. El artículo 95.Tres de la Ley del IVA establece una presunción de afectación del 50% para los vehículos turismo. Traducido: te deduces el 50% del IVA del coche, del combustible, de las reparaciones y del renting sin tener que probar nada. Si Hacienda quiere bajarte de ese 50%, la carga de la prueba es suya. Y si tú quieres subir del 50% al 100%, la carga de la prueba es tuya (rotulación permanente, libro de rutas, un segundo vehículo particular, tarjetas de combustible…). Para los vehículos de la lista anterior, la presunción es del 100%.
| Concepto | IRPF (estimación directa) | IVA |
|---|---|---|
| Turismo de uso mixto | 0% deducible | 50% del IVA soportado (presunción) |
| Turismo con afectación exclusiva probada | 100% (amortización y gastos) | 100%, si acreditas la afectación total |
| Furgoneta / vehículo mixto de mercancías | 100% deducible | 100% |
| Taxi, VTC, autoescuela, agente comercial, vigilancia | 100% deducible | 100% (presunción) |
| Combustible, seguro, taller, peajes | Solo si el vehículo es afecto | Mismo porcentaje que el vehículo |
Y un mito que hay que enterrar: los 0,26 €/km de kilometraje no son para autónomos. Ese importe exento pertenece al régimen de dietas de los trabajadores por cuenta ajena. Un autónomo no puede "facturarse" kilómetros a sí mismo: deduce el combustible real, con factura, y solo si el vehículo es afecto.
Dietas y manutención: 26,67 € al día, con cuatro condiciones
Aquí sí hay una cifra concreta y verificable. Desde la Ley 6/2017, el autónomo puede deducir sus propios gastos de manutención con los mismos límites que las dietas exentas de los asalariados.
| Situación | Límite diario deducible |
|---|---|
| España, sin pernocta | 26,67 € |
| España, con pernocta en municipio distinto | 53,34 € |
| Extranjero, sin pernocta | 48,08 € |
| Extranjero, con pernocta | 91,35 € |
Los cuatro requisitos que exige la AEAT, y que se incumplen constantemente:
- Que sean gastos del propio contribuyente (no de tu cliente ni de tu pareja).
- Que se produzcan en el desarrollo de la actividad económica.
- Que se realicen en establecimientos de restauración y hostelería.
- Que se abonen por medio electrónico de pago (tarjeta, transferencia o equivalente). Si pagas la comida en efectivo, ese gasto está muerto, cumpla lo que cumpla el resto.
Añade a eso el criterio administrativo habitual: el gasto debe producirse en un municipio distinto al de tu lugar de trabajo habitual y tu residencia. Comer todos los días al lado de tu oficina no es una dieta, es tu comida.
¿Y el IVA de esas comidas? El artículo 96 de la Ley del IVA excluye del derecho a deducir los servicios de desplazamiento, hostelería y restauración salvo que el importe tenga la consideración de gasto fiscalmente deducible en IRPF o en Sociedades. Es decir: si la dieta cumple los requisitos anteriores y es deducible en IRPF, su IVA también lo es. Si no cumple, pierdes las dos cosas de golpe. Por eso hay que pedir factura completa en el restaurante, no el tique.
Teléfono, Internet y equipos
El móvil es el gasto más "gris" del catálogo. Criterio realista:
- Línea exclusiva de la actividad: 100% deducible en IRPF e IVA. Es la solución limpia y la que recomiendo siempre. Una segunda línea cuesta 10-15 €/mes y te ahorra la discusión entera.
- Línea mixta: si el móvil está incluido en la factura de suministros de tu vivienda afecta, entra en la regla del 30% sobre la proporción de metros. Si es una línea aparte de uso mixto, Hacienda tiende a rechazarla y tendrás que acreditar el porcentaje profesional. Es una pelea cuesta arriba por 20 € al mes.
- Equipos informáticos, mobiliario, maquinaria: si son inmovilizado se deducen vía amortización según las tablas oficiales (la estimación directa simplificada tiene tabla propia) y se anotan en el libro registro de bienes de inversión.
Formación, seguros, cuota de autónomos y ropa de trabajo
Cuatro categorías donde hay dinero fácil de recuperar y una trampa clásica.
Formación. Deducible si tiene relación directa con tu actividad: cursos técnicos, congresos del sector, certificaciones, suscripciones profesionales, libros. Un curso de inglés para un traductor, sí; para un fisioterapeuta que no atiende a extranjeros, discutible. Cuanto más específico sea el contenido respecto a tu epígrafe de IAE, más sólido es el gasto.
Seguros. El seguro de responsabilidad civil profesional, el del local y el del vehículo afecto son 100% deducibles. Y el que más se olvida: las primas de seguro de enfermedad del propio autónomo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él, con un límite de 500 € por persona y año, que sube a 1.500 € por persona en caso de discapacidad. Es decir, una familia de cuatro puede llegar a 2.000 € de deducción por el seguro médico privado. Muchos autónomos lo pagan y no lo deducen.
Cuota de autónomos (RETA). 100% deducible, sin matices. En 2026 el sistema de cotización por rendimientos reales mantiene los 15 tramos, con cuotas que van desde unos 205 €/mes en el tramo más bajo hasta cifras muy superiores en los tramos altos según la base que elijas (consulta la tabla vigente antes de calcular). Si acabas de darte de alta, la tarifa plana de 80 €/mes durante los 12 primeros meses —prorrogables otros 12 si tus rendimientos netos quedan por debajo del SMI— también es gasto deducible. Y las cuotas de mutualidad alternativa, colegios profesionales y seguros de accidentes vinculados a la actividad, igual.
Ropa de trabajo. Aquí está la trampa. Solo es deducible la ropa que no puede usarse fuera del contexto profesional: uniformes, EPIs, batas, calzado de seguridad, prendas con el anagrama de tu negocio. El traje de un abogado o el vestido de una comercial, no, por mucho que "sea necesario para dar imagen": Hacienda entiende que también sirven para ir a una boda. Si tu ropa de trabajo lleva tu logo bordado, la conversación cambia.
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Tabla rápida: qué se deduce y cuánto
| Gasto | IRPF | IVA | Condición clave |
|---|---|---|---|
| Cuota de autónomos (RETA) | 100% | — | Ninguna |
| Alquiler / IBI / comunidad del espacio afecto | % de m² afectos | Según factura | Afectación declarada en 036/037 |
| Luz, agua, gas, Internet del hogar | m² afectos × 30% | Proporcional | Vivienda parcialmente afecta |
| Turismo de uso mixto | 0% | 50% | Presunción del art. 95 LIVA |
| Furgoneta, taxi, autoescuela, agente comercial | 100% | 100% | Lista tasada del art. 22 RIRPF |
| Manutención en viaje (España, sin pernocta) | Hasta 26,67 €/día | Sí, si es deducible en IRPF | Pago electrónico + hostelería |
| Seguro de salud propio y familiar | Hasta 500 €/persona (1.500 € con discapacidad) | Exento | Cónyuge e hijos < 25 años convivientes |
| Formación y suscripciones profesionales | 100% | 100% | Relación con la actividad |
| Ropa de trabajo | 100% | 100% | Uniforme, EPI o con anagrama |
| Asesoría, gestoría, software de facturación | 100% | 100% | Factura a tu nombre |
| Gastos de difícil justificación (ED simplificada) | 5% del rendimiento neto, máx. 2.000 € | — | No compatible con reducción de TRADE |
| Multas, sanciones y recargos | 0% | 0% | Nunca son deducibles |
Los errores que provocan paralelas de Hacienda
Una paralela es una liquidación provisional en la que Hacienda recalcula tu declaración y te reclama la diferencia más intereses. Rara vez llega por un gasto raro; llega por patrones. Estos son los que veo una y otra vez:
- Tiques en lugar de facturas. Un tique de gasolinera sin tu NIF no da derecho a deducir el IVA. La factura simplificada solo sirve si el emisor ha hecho constar tu NIF, tu domicilio y la cuota repercutida por separado.
- Deducir el coche sin estar en la lista. El clásico. Amortización, seguro y combustible del turismo familiar en IRPF: rechazo casi seguro.
- Aplicar el 30% a la factura entera de suministros. Deduces el 30% cuando te correspondía el 10-12%. Ese error, repetido cuatro trimestres, es exactamente el tipo de desviación que salta.
- No haber declarado la afectación parcial de la vivienda en el 036/037 y aun así deducir suministros.
- Pagar dietas en efectivo. Sin medio electrónico de pago, el gasto es irrecuperable aunque tengas la factura.
- Compras personales coladas en la contabilidad. Ropa, regalos, ocio, la compra del súper. Además de no ser deducibles, contaminan la credibilidad de todo lo demás.
- Descuadres entre modelos. Que la suma de tus 303 no cuadre con el 390, o que tus 130 no cuadren con la Renta, o que un cliente te declare en su 347 cifras distintas a las tuyas. Los cruces informáticos de la AEAT son automáticos y despiadados. Si presentas pagos fraccionados, revisa bien cómo presentar el modelo 130, porque los ingresos y gastos que declaras ahí tienen que casar con tu declaración anual.
- Facturas registradas fuera de plazo. Meter en el trimestre siguiente lo que era del anterior porque apareció tarde en el cajón.
Cómo la IA y el OCR evitan que pierdas facturas (y dinero)
Vamos con números sobre la mesa. Un autónomo medio dedica entre 5 y 10 horas al mes a papeleo administrativo, y una parte considerable de esas horas es literalmente buscar facturas: en el correo, en WhatsApp, en la carpeta de descargas, en la guantera. Cada factura que se pierde a 21% de IVA y a tu tipo marginal de IRPF puede costarte entre el 40% y el 50% de su importe.
Aquí es donde la tecnología actual sí aporta, sin humo. Lo que hoy funciona de verdad:
- Captura por foto y OCR inteligente. Fotografías el tique con el móvil y el sistema extrae emisor, NIF, base imponible, tipo de IVA, cuota y fecha. Esto no es ciencia ficción: es una función estándar en casi todo el software de facturación decente.
- Buzón de facturas automático. Reenvías el email del proveedor a una dirección y la factura entra sola en la contabilidad. Se acabó el "lo bajo luego".
- Clasificación automática por categoría contable, con propuesta del porcentaje de deducción según el tipo de gasto.
- Detección de duplicados y de huecos: el sistema te avisa de que este mes falta la factura de un proveedor que aparece los once meses anteriores. Esa alerta sola justifica la suscripción.
- Conciliación bancaria automática: cada cargo del banco busca su factura. Lo que queda sin emparejar es, exactamente, lo que te falta.
Lo que la IA no hace: decidir por ti si el coche es afecto. Esa es una valoración jurídica con matices, y ahí sigue mandando el criterio de tu asesor. Si quieres profundizar en dónde empieza y acaba la automatización, lo desarrollo en IA para contabilidad, y si estás eligiendo herramienta, comparo opciones y precios reales en el mejor software de facturación para autónomos.
Añado un motivo de urgencia: con Verifactu y la factura electrónica obligatoria entrando en escena, los registros de facturación pasan a ser inalterables y trazables. El margen para "arreglarlo luego" desaparece. Cuanto antes tengas el circuito de captura automatizado, menos doloroso será el cambio.
Mi recomendación práctica en cinco pasos
- Declara la afectación de tu vivienda en el modelo 036/037 con metros realistas. Sin eso, no deduzcas suministros.
- Separa cuentas. Una cuenta bancaria y una tarjeta solo para la actividad. Es el gesto que más simplifica todo lo demás.
- Pide siempre factura completa con NIF, sobre todo en restaurantes, gasolineras y compras online. Si tarda un minuto, lo vale.
- Captura la factura el mismo día, con foto o con buzón automático. La factura que no se captura en 24 horas es la que se pierde.
- Sé conservador donde la norma es dura (coche, ropa, comidas locales) y agresivo donde la norma te ampara (seguro médico, cuota RETA, formación, suministros bien calculados, gastos de difícil justificación). Deducir de más te cuesta intereses y recargos; deducir de menos te cuesta dinero cada trimestre.
Preguntas frecuentes
¿Qué puede deducir un autónomo exactamente?
Todo gasto vinculado a su actividad económica que esté justificado con factura, registrado en los libros e imputado al ejercicio correcto: cuota de autónomos, alquiler y suministros de la parte afecta, asesoría, software, formación, seguros profesionales, seguro de salud hasta 500 € por persona, material, publicidad, dietas dentro de límite y amortización de sus bienes de inversión. No son deducibles las multas, las sanciones ni los gastos personales.
¿Cómo se calcula el 30% de suministros de un autónomo que trabaja en casa?
No es el 30% de la factura. Se multiplica el gasto total por la proporción de metros cuadrados afectos y ese resultado por el 30%. Con 40 m² afectos de 100 m² totales y 5.000 € de suministros anuales, el porcentaje deducible es el 12% y la deducción, 600 €. Es imprescindible haber comunicado la afectación parcial en el modelo 036 o 037.
¿Puede un autónomo deducir el coche?
En IRPF, solo si el vehículo está afecto en exclusiva a la actividad, algo que el Reglamento reserva a vehículos mixtos de mercancías, taxis y VTC, autoescuelas, agentes comerciales y vigilancia. Para el resto de turismos de uso mixto, la deducción en IRPF es cero. En IVA sí puedes deducir el 50% de las cuotas del vehículo y de sus gastos por presunción legal, sin necesidad de probarlo.
¿Cuánto puedo deducirme al día en dietas y comidas?
Hasta 26,67 € diarios en España sin pernocta y 53,34 € con pernocta en municipio distinto; en el extranjero, 48,08 € y 91,35 € respectivamente. Deben producirse en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de restauración y hostelería, y pagarse obligatoriamente por medio electrónico. En efectivo no hay deducción posible.
¿Vale un tique para deducir un gasto?
Para deducir el IVA, no: hace falta factura completa o una factura simplificada que incluya tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA desglosada. Para el IRPF el criterio es algo más flexible si puedes acreditar la vinculación con la actividad, pero un tique anónimo es una prueba débil. La regla práctica es pedir factura siempre.
¿Es deducible la cuota de autónomos y la tarifa plana?
Sí, la cuota del RETA es 100% deducible en el IRPF, incluidas las cuotas reducidas de la tarifa plana de 80 €/mes durante los 12 primeros meses de actividad, prorrogables otros 12 si los rendimientos netos no superan el SMI. También son deducibles las cuotas de mutualidades alternativas al RETA y las de colegios profesionales obligatorios.
Fuentes
- Agencia Tributaria — Manual práctico de Renta: gastos deducibles, suministros de la vivienda parcialmente afecta
- Agencia Tributaria — Gastos de manutención del contribuyente: requisitos y límites diarios
- Agencia Tributaria — Criterios de afectación de bienes y derechos al ejercicio de una actividad económica (art. 22 RIRPF)
- Agencia Tributaria — Primas de seguros: límite de 500 € y 1.500 € por persona con discapacidad
- Agencia Tributaria — Principales novedades tributarias introducidas por la Ley 6/2017 de reformas urgentes del trabajo autónomo
- Agencia Tributaria — Estimación directa simplificada: provisiones y gastos de difícil justificación
- BOE — Ley 37/1992 del IVA, artículos 95, 96 y 97 (limitaciones y requisitos del derecho a deducir)
- BOE — Ley 35/2006 del IRPF, artículos 29 y 30 (elementos afectos y normas de estimación directa)
- Seguridad Social — Cotización de los trabajadores autónomos por rendimientos reales: tramos y bases
