Ser autónomo en España ya implica suficiente burocracia. Hacienda, modelos trimestrales, declaraciones, seguimiento de facturas... Y encima, si no facturas correctamente, tienes un problema con la Agencia Tributaria que puede salirte muy caro.
ChatGPT puede ayudarte en varias partes de este proceso. No va a sustituir a un asesor fiscal (eso que quede claro desde el principio) y no es un sistema de facturación, pero puede ahorrarte tiempo, ayudarte a entender conceptos que no tienes claros, y generar plantillas de facturas que cumplan con los requisitos legales básicos.
En esta guía te explico exactamente cómo, y también dónde está el límite.
Lo que debe incluir una factura en España: requisitos legales
Antes de pedirle nada a ChatGPT, necesitas saber qué tiene que contener una factura legal en España. Porque si la plantilla no cumple estos requisitos, no sirve de nada.
Según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), estos son los campos obligatorios de una factura completa, y los que puedes omitir si emites una factura simplificada:
| Campo | Factura completa | Factura simplificada (ticket) |
|---|---|---|
| Número y serie correlativos | Obligatorio | Obligatorio |
| Fecha de expedición | Obligatorio | Obligatorio |
| Nombre y NIF del emisor | Obligatorio | Obligatorio |
| Domicilio fiscal del emisor | Obligatorio | Obligatorio |
| Nombre, NIF y dirección del destinatario | Obligatorio | Solo si el cliente lo pide para deducirse el IVA |
| Descripción de bienes o servicios | Obligatorio | Obligatorio |
| Base imponible desglosada | Obligatorio | Puede indicarse "IVA incluido" |
| Tipo de IVA aplicado | Obligatorio | Obligatorio |
| Cuota de IVA (importe) | Obligatorio | Opcional si se pone "IVA incluido" |
| Retención de IRPF, si aplica | Obligatorio | No procede |
| Total a pagar | Obligatorio | Obligatorio |
| Menciones especiales (inversión del sujeto pasivo, exención, etc.) | Cuando corresponda | Cuando corresponda |
Y las reglas que más se confunden:
Número y serie. La numeración debe ser correlativa y sin saltos. Puedes usar series diferentes (por ejemplo, serie A para clientes españoles, serie B para clientes intracomunitarios), pero dentro de cada serie el orden debe ser correlativo.
Cuándo puedes emitir factura simplificada. Cuando el importe no supere los 400 euros IVA incluido, o cuando se trate de una factura rectificativa. El límite sube a 3.000 euros IVA incluido en los sectores donde tradicionalmente se autorizaban los tiques: hostelería y restauración, comercio minorista, transporte de personas, peluquerías y centros de estética, tintorerías, aparcamientos y servicios deportivos.
IRPF retenido (si aplica). Si tu cliente es empresa o autónomo en España y tu actividad está sujeta a retención, normalmente aplicas el 15%, o el 7% durante el año de inicio de actividad y los dos siguientes. A particulares no se retiene.
Forma de pago. No es obligatoria legalmente, pero incluirla te ahorra la mitad de los impagos por despiste.
Con esto en mente, ya puedes pedirle a ChatGPT que te genere una plantilla.
Cómo calcular el IVA y el IRPF de una factura
Es la duda que más se repite, y el orden de las operaciones importa: el IRPF se retiene sobre la base imponible, no sobre el total con IVA.
| Concepto | Cómo se calcula | Ejemplo con 1.000 € |
|---|---|---|
| Base imponible | Tu precio sin impuestos | 1.000,00 € |
| Cuota de IVA (21%) | Base × 0,21 | 210,00 € |
| Retención IRPF (15%) | Base × 0,15 | −150,00 € |
| Total a pagar por el cliente | Base + IVA − IRPF | 1.060,00 € |
| Lo que declaras en el modelo 303 | La cuota de IVA repercutido | 210,00 € |
Con retención reducida del 7% (inicio de actividad), el total sería 1.000 + 210 − 70 = 1.140 €. Y si facturas a un particular, no hay retención: 1.000 + 210 = 1.210 €.
El error clásico es calcular el IRPF sobre 1.210 € en lugar de sobre 1.000 €. Son 44,10 € de diferencia en cada factura, y multiplicado por un año te desajusta el modelo 130 entero.
Cómo pedirle a ChatGPT una plantilla de factura
Prompt básico: "Soy autónomo en España. Necesito una plantilla de factura que cumpla con el Reglamento de Facturación español (RD 1619/2012). Trabajo como [tipo de profesional] y mis clientes son principalmente [empresas/particulares/ambos]. El tipo de IVA que aplico es el 21% y la retención de IRPF el 15%. Genera la plantilla en formato texto plano con todos los campos necesarios, indicando claramente qué es un campo fijo y qué debe cambiar en cada factura."
Prompt para factura simplificada (tickets): "Necesito también una plantilla de factura simplificada (ticket) para ventas a particulares de menos de 400 euros. ¿Qué campos puedo omitir en la factura simplificada según el RD 1619/2012? ¿En qué sectores el límite sube a 3.000 euros?"
Prompt para entender el IVA que aplica: "Soy diseñador gráfico autónomo en España. ¿Qué tipo de IVA debo aplicar en mis facturas? ¿Hay alguna situación en la que aplique un tipo diferente? ¿Qué pasa si mi cliente es de otro país de la Unión Europea o de fuera de la UE?"
Prompt para entender el IRPF: "Soy autónomo en mi primer año de actividad. ¿Puedo aplicar la retención del 7% de IRPF en vez del 15%? ¿Cuánto tiempo puedo mantener esa retención reducida? ¿A qué clientes debo aplicarla y a cuáles no?"
Estas preguntas te van a dar respuestas orientativas y educativas. Para decidir qué aplica exactamente en tu caso, consulta con tu asesor o directamente con la Agencia Tributaria.
Un dato que ChatGPT suele darte mal: si le preguntas por el alta censal, es muy probable que te hable del modelo 037. Ese modelo ya no existe. La Orden HAC/1526/2024 lo suprimió con efectos desde el 3 de febrero de 2025, y desde entonces todas las altas, modificaciones y bajas en el censo de empresarios y profesionales se hacen con el modelo 036. Es un ejemplo perfecto de por qué no puedes fiarte de la IA en normativa: fue entrenada con miles de artículos que decían lo contrario.
Plantillas para diferentes tipos de proyectos
No todos los proyectos se facturan igual. Aquí tienes prompts para los casos más habituales.
Factura de servicio recurrente (mensual): "Soy consultor de marketing y tengo un cliente al que le cobro una cuota mensual de 800 euros. Genera una plantilla de factura mensual para este servicio con los campos correctos para España. El cliente es una empresa con CIF. Incluye un campo para el concepto que quede claro (ejemplo: 'Servicio de consultoría de marketing digital - Mes de [mes y año]')."
Factura de proyecto cerrado: "He terminado un proyecto de diseño web. El importe acordado es 2.500 euros. Quiero facturarlo en una sola factura. Genera la plantilla con descripción de servicios detallada que indique que es el pago total del proyecto de [nombre del proyecto o descripción]."
Factura con hitos (proyecto pagado en fases): "Tengo un proyecto grande que voy a facturar en tres fases: 30% al inicio, 40% a mitad del proyecto, y 30% a la entrega. El importe total es 6.000 euros. Genera las tres plantillas de factura indicando en cada una que es el pago correspondiente a la fase [X] del proyecto [Y]."
Factura a cliente europeo (sin IVA): "Mi cliente es una empresa de Alemania con número de IVA intracomunitario. ¿Cómo debo hacer la factura? ¿Debo incluir IVA? ¿Qué menciones especiales debo incluir y qué tengo que comprobar antes de emitirla?"
Sobre esa última: en servicios B2B intracomunitarios la factura va sin IVA por inversión del sujeto pasivo, pero solo si tú y tu cliente estáis dados de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y su NIF-IVA figura como válido en el censo VIES. Comprobar el VIES es un paso que ChatGPT no puede hacer por ti y que sí decide si la factura está bien emitida. Esa operación además hay que declararla en el modelo 349.
Inteligencia Artificial aplicada a negocio
Sin humo. Solo experimentos reales, prompts que funcionan y estrategias de escalabilidad.
Llevar el seguimiento de facturas con ChatGPT
Más allá de generar plantillas, ChatGPT puede ayudarte a organizar tu facturación.
Prompt para crear un sistema de seguimiento: "Soy autónomo y emito unas 15-20 facturas al mes. Quiero crear una hoja de cálculo en Google Sheets para llevar el control de mis facturas. ¿Qué columnas debería incluir? ¿Cómo debería estructurarla para que sea fácil calcular el IVA repercutido total, el IRPF retenido total, y los importes pendientes de cobro cada trimestre?"
Con la estructura que te proponga, puedes crear la hoja de cálculo y pedirle las fórmulas que necesites:
"En Google Sheets, ¿qué fórmula usaría para calcular automáticamente el total de IVA repercutido de todas las facturas del trimestre, tomando los valores de la columna C (IVA) solo para las filas donde la columna G (trimestre) sea 'T1'?"
Si la hoja de cálculo se te va de las manos —y con 20 facturas al mes se va—, en la guía de la mejor IA para Excel explico cómo generar las fórmulas, las tablas dinámicas y las macros sin saber programar.
Prompt para calcular el modelo 303: "Este trimestre he emitido facturas por una base imponible total de 8.500 euros al 21% de IVA. He recibido facturas de proveedores por un total de 1.200 euros de IVA (IVA soportado). ¿Cuánto tengo que pagar en el modelo 303? Explícame el cálculo paso a paso."
Esto es orientativo: siempre consulta con tu asesor para la declaración real. Pero entender los conceptos te ayuda a no sentirte perdido, y si el problema es qué puedes deducirte, tengo un artículo entero sobre gastos deducibles para autónomos que resuelve la mayoría de dudas antes de que llegues a preguntárselas a la IA.
Automatizar facturas recurrentes
Si tienes clientes con servicios recurrentes, automatizar la facturación te ahorra tiempo cada mes.
ChatGPT puede ayudarte a crear macros de Google Sheets o scripts básicos de automatización, aunque para esto necesitas un mínimo de comodidad técnica.
Prompt para Google Sheets con factura automática: "Quiero crear en Google Sheets un sistema donde tenga una hoja con los datos de mis clientes recurrentes (nombre, CIF, dirección, importe mensual, tipo de IVA, retención IRPF) y al ejecutar un script me genere una nueva fila en la hoja de facturas con todos los datos calculados automáticamente, usando el siguiente número de factura disponible y la fecha del día. ¿Es esto posible con Google Apps Script? Dame el código básico para empezar."
Para facturas más complejas o volúmenes altos, herramientas de facturación como Holded, Billin, Anfix, Quipu o Factura Directa son una inversión que vale la pena, sobre todo porque son ellas las que se encargarán de cumplir Verifactu por ti. Comparo las opciones reales del mercado español en mejor software de facturación para autónomos.
Verifactu: se aplazó a 2027 (y esto cambia tu planificación)
Aquí viene lo importante, y donde la mayoría de artículos que encontrarás siguen dando fechas equivocadas.
¿Qué es Verifactu?
Es el sistema por el que la Agencia Tributaria exige que los programas de facturación generen un registro electrónico inalterable y encadenado de cada factura, con firma, huella y un código QR impreso en la propia factura. En la modalidad "Verifactu" esos registros se remiten automáticamente a la AEAT; en la modalidad no verificable se quedan en tu equipo pero con requisitos de conservación e integridad más estrictos. El objetivo es acabar con el software de doble uso y la factura en negro. Lo desarrollo entero en qué es Verifactu.
¿Cuándo entra en vigor? Las fechas correctas
El Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025 y convalidado después por el Congreso, retrasó un año la obligación. Estas son las fechas vigentes:
| Quién | Fecha original | Fecha vigente tras el RD-ley 15/2025 |
|---|---|---|
| Fabricantes y desarrolladores de software | 29 de julio de 2025 | Sin cambios: ya obligados |
| Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) | 1 de enero de 2026 | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos y resto de obligados (IRPF, entidades en atribución de rentas, no residentes con EP) | 1 de julio de 2026 | 1 de julio de 2027 |
Es decir: si eres autónomo, durante todo 2026 y el primer semestre de 2027 el uso de Verifactu es voluntario. Si has leído en algún sitio que estabas obligado en 2025 o 2026, esa información es anterior al aplazamiento.
¿Qué pasa si facturo en Excel o Word?
Que hoy puedes seguir haciéndolo, y que a partir de tu fecha (1 de enero de 2027 si eres sociedad, 1 de julio de 2027 si eres autónomo) ya no. Excel y Word no son sistemas informáticos de facturación conformes: no encadenan registros, no firman, no generan huella y no imprimen el QR obligatorio. Llegado ese momento tendrás que usar un programa que cumpla el reglamento, o la aplicación gratuita que la propia AEAT pone a disposición para volúmenes bajos.
Mi consejo, sin dramatismo: no corras, pero tampoco lo dejes para junio de 2027. Cambiar de sistema de facturación a mitad de ejercicio es incómodo. Lo lógico es hacerlo coincidir con el 1 de enero, con la numeración limpia desde la primera factura del año.
Ojo, no confundas Verifactu con la factura electrónica B2B obligatoria. Son dos normas distintas, con calendarios distintos, y se mezclan continuamente: Verifactu regula cómo se generan y registran las facturas, y la Ley Crea y Crece regula que las facturas entre empresas y autónomos deban ser electrónicas y estructuradas. Las diferencias y los plazos de cada una los separo en facturación electrónica obligatoria en España.
Prompt para entender Verifactu en tu caso: "Soy autónomo en España dedicado a [actividad]. Emito unas [X] facturas al mes, principalmente a [tipo de clientes]. Actualmente facturo con [Excel/Word/software específico]. Teniendo en cuenta que el RD-ley 15/2025 aplazó Verifactu al 1 de julio de 2027 para autónomos, ¿qué debería ir preparando y en qué orden?"
Fíjate en que le doy yo la fecha correcta dentro del prompt. Es la única forma fiable de trabajar normativa con IA: tú aportas el dato verificado, la IA aporta la explicación y el plan. Al revés no funciona.
Exportar plantillas a Excel y Google Sheets
Si no quieres usar software de facturación todavía y prefieres una solución intermedia hasta que llegue tu fecha de Verifactu, una plantilla bien hecha en Excel o Google Sheets cumple perfectamente.
Prompt para plantilla en Google Sheets: "Crea una plantilla de factura completa para autónomo español en formato Google Sheets. Debe incluir: datos del emisor en la parte superior, datos del cliente, tabla de conceptos con columnas para descripción, cantidad, precio unitario y subtotal, cálculo automático del IVA al 21%, cálculo de la retención del IRPF al 15% sobre la base imponible, y total a pagar. También quiero que haya un campo para el número de factura que pueda cambiar fácilmente. Dame las instrucciones paso a paso con las fórmulas exactas."
Prompt para exportar a PDF: "¿Cuál es la forma más sencilla de exportar una factura de Google Sheets a PDF con una presentación profesional? ¿Hay algún complemento o función nativa que lo haga bien?"
Si tu cliente es una empresa grande o una administración pública, te pedirán la factura en formato estructurado. ChatGPT también puede ayudarte a entender los requisitos:
"Mi cliente me ha pedido que le envíe las facturas en formato Facturae XML. ¿Qué es Facturae? ¿En qué se diferencia de un PDF? ¿Cómo puedo generar una si ahora facturo desde una plantilla de Google Sheets?"
Para facturar a la Administración es obligatorio desde hace años usar Facturae firmada y presentarla por FACe. Eso no lo cubre ninguna plantilla: ahí necesitas software.
Errores frecuentes en facturas de autónomos que ChatGPT ayuda a evitar
Estos son los errores más comunes que cometen los autónomos al facturar, y cómo la IA puede ayudarte a evitarlos:
Numeración incorrecta: saltar números de factura o no seguir un orden correlativo. Puedes pedirle a ChatGPT que te ayude a crear un sistema de numeración claro desde el principio, con series separadas si las necesitas.
Retención de IRPF aplicada donde no corresponde: la retención solo se aplica en facturas a empresas y otros autónomos cuando la actividad está sujeta a ella. A particulares, no. Y a clientes extranjeros, tampoco.
Calcular el IRPF sobre el total con IVA: el error de cálculo más caro y más frecuente. Se retiene siempre sobre la base imponible.
Descripción de servicios demasiado vaga: "Servicios de consultoría" no es suficiente. ChatGPT puede ayudarte a redactar descripciones más específicas, que además son más transparentes para el cliente y te evitan discusiones en el cobro.
Facturas fuera de plazo: debes emitir la factura en el momento de la operación o, si el destinatario es empresario o profesional, como máximo el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA.
No conservar copias: las facturas deben conservarse cuatro años a efectos fiscales (el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria), pero el Código de Comercio obliga a conservar la documentación mercantil seis años. En la práctica, guarda seis y no lo pienses más.
La realidad: ChatGPT es un punto de partida, no un sistema de facturación
Quiero cerrar con esto claro, porque es la parte que más se malinterpreta.
ChatGPT te sirve para entender conceptos, redactar descripciones, diseñar una plantilla y organizar tu control de cobros. No te sirve para emitir facturas como sistema habitual. Y no es una opinión: es que no cumple ninguno de los requisitos que exige el reglamento a un sistema informático de facturación.
Lo que ChatGPT no puede hacer:
- Garantizar la numeración correlativa: no tiene memoria fiable de qué factura emitiste ayer
- Generar el registro de facturación encadenado, la huella y la firma que exigirá Verifactu
- Imprimir el código QR obligatorio a partir de 2027
- Saber qué tipo de IVA aplica exactamente a tu actividad (hay decenas de excepciones)
- Decirte qué epígrafe del IAE te corresponde
- Preparar tus modelos trimestrales con garantías
- Mantenerse al día de los cambios normativos: ya has visto lo del modelo 037 y lo de las fechas de Verifactu
- Darte seguridad jurídica
Para todo eso necesitas un asesor fiscal y, a partir de tu fecha de entrada de Verifactu, un programa de facturación conforme. Y si te parece caro, compáralo con el coste de una sanción. No hay color.
Lo que sí puedes hacer es usar ChatGPT para llegar mejor preparado a las reuniones con tu asesor, entender lo que te explica y gestionar el día a día con más autonomía. Si quieres ver cómo aplico este mismo criterio a la parte contable, lo desarrollo en ChatGPT para contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Es válida legalmente una factura hecha con ChatGPT?
El documento puede ser válido si contiene todos los datos que exige el RD 1619/2012, igual que lo sería una factura escrita a mano. Lo que no es válido es usar ChatGPT como sistema de facturación: no garantiza numeración correlativa ni conserva registros. Y desde el 1 de enero de 2027 (sociedades) y el 1 de julio de 2027 (autónomos), las facturas deberán emitirse con un programa que cumpla Verifactu, con registro encadenado y código QR.
¿Qué datos obligatorios lleva una factura en España?
Número y serie correlativos, fecha de expedición, nombre completo y NIF del emisor con su domicilio fiscal, los mismos datos del destinatario, descripción de los bienes o servicios, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF si procede y total a pagar. Si hay exención o inversión del sujeto pasivo, hay que mencionarlo expresamente en la factura.
¿Cómo se calcula el IVA y el IRPF de una factura?
El IVA se calcula sobre la base imponible (21% en la mayoría de actividades) y se suma. El IRPF se calcula también sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA, y se resta. Con una base de 1.000 €: 1.000 + 210 de IVA − 150 de IRPF = 1.060 € a cobrar. Si estás en el año de inicio de actividad o los dos siguientes, la retención puede ser del 7% en lugar del 15%.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu para autónomos?
El 1 de julio de 2027. El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó un año el calendario: las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades entran el 1 de enero de 2027 y el resto de obligados, autónomos incluidos, el 1 de julio de 2027. Hasta esas fechas su uso es voluntario. Los fabricantes de software sí llevan obligados desde el 29 de julio de 2025.
¿Sirve ChatGPT para facturar a un cliente extranjero?
Sirve para entender el caso, no para resolverlo. En servicios B2B a otra empresa de la UE la factura va sin IVA por inversión del sujeto pasivo, pero solo si ambos estáis en el ROI y su NIF-IVA figura válido en el VIES; además hay que declararlo en el modelo 349. Fuera de la UE, la operación normalmente no lleva IVA español. Comprobar el VIES y elegir la mención correcta es cosa tuya o de tu asesor.
¿Puedo usar ChatGPT como programa de facturación?
No conviene, ni siquiera hoy que Verifactu aún no obliga. No mantiene la numeración correlativa entre conversaciones, no conserva un archivo de facturas emitidas, no cumple los requisitos de integridad y trazabilidad y a partir de 2027 será directamente insuficiente. Úsalo para redactar y entender; para emitir, una plantilla controlada o un software de facturación.
¿Todavía existe el modelo 037 para darse de alta como autónomo?
No. La Orden HAC/1526/2024 suprimió el modelo 037 de declaración censal simplificada con efectos desde el 3 de febrero de 2025. Todas las altas, modificaciones y bajas en el censo de empresarios y profesionales se presentan ahora con el modelo 036. Si ChatGPT te menciona el 037, está repitiendo información desactualizada de su entrenamiento.
¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada o ticket?
Cuando el importe no supere los 400 euros con IVA incluido, o en facturas rectificativas. El límite sube a 3.000 euros con IVA en hostelería y restauración, comercio minorista, transporte de personas, peluquerías y centros de estética, tintorerías, aparcamientos y servicios deportivos. Si tu cliente necesita deducirse el IVA, tendrás que identificarlo en la factura simplificada o emitirle una completa.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Cuatro años a efectos fiscales, que es el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria contado desde el fin del plazo de presentación del impuesto correspondiente. Pero el Código de Comercio obliga a conservar libros y documentación mercantil durante seis años. Lo práctico es guardarlas seis años en un archivo digital ordenado por ejercicio y serie.
¿ChatGPT puede sustituir a un asesor fiscal?
No. Puede explicarte conceptos, prepararte para la reunión y ayudarte a entender qué te están cobrando y por qué, y eso ya es mucho. Lo que no hace es asumir responsabilidad, conocer tu caso concreto ni mantenerse al día de los cambios normativos, como demuestran el modelo 037 y las fechas de Verifactu. Si quieres profundizar en cómo usar la IA en tu negocio como autónomo, tengo la guía completa de IA para autónomos.
