RGPD e inteligencia artificial en la empresa: qué puedes meter en una IA y qué no

La pregunta me la han hecho tres veces este mes, siempre con la misma cara de "dime que sí": ¿puedo pegar el Excel de clientes en ChatGPT para que me lo analice?

Y entiendo perfectamente de dónde viene. Dirijo marketing e innovación en una red de más de 70 clínicas dentales, donde los datos que manejamos no son solo personales: son datos de salud, categoría especial del RGPD, el nivel más protegido que existe. Cuando alguien de mi equipo quiere usar IA para algo, la conversación no puede ser "prohibido" ni "adelante". Tiene que ser una tercera cosa, más incómoda y más útil: depende de qué dato, en qué herramienta y con qué plan.

Porque el error más caro que veo no es el de la empresa que sube datos sin pensar. Es el de la empresa que, por miedo, prohíbe la IA por completo con un correo de tres líneas, y consigue que su gente la use igual, desde el móvil, con la cuenta personal y sin que nadie se entere. Eso sí es un problema de protección de datos.

Respuesta corta: puedes usar IA con datos personales, pero solo con un plan de empresa o API que no entrene con tus datos y con un contrato de encargado del tratamiento firmado (artículo 28 del RGPD). Nunca uses una cuenta gratuita o de consumo con datos de clientes: en ChatGPT Free, Plus y Pro, y en Claude Free, Pro y Max, tus conversaciones se usan para entrenar salvo que te excluyas expresamente, y en Google AI Studio los propios términos te piden que no envíes información personal ni confidencial. Con datos de salud, biometría u otras categorías especiales, el listón sube: base jurídica específica, evaluación de impacto y, casi siempre, seudonimizar antes de subir nada.

Qué pasa de verdad con lo que escribes en un chat de IA

Esta es la parte que casi nadie comprueba, y la que más ha cambiado en los últimos dos años. Lo he verificado en las políticas vigentes a agosto de 2026, y aun así te recomiendo revisarlo tú antes de decidir nada, porque estas condiciones se mueven:

Herramienta y plan	¿Entrena con tus datos?	Retención	¿Contrato de encargado?
ChatGPT Free, Plus, Pro	Sí, por defecto (se puede desactivar)	30 días tras borrado	No procede
ChatGPT Business, Enterprise, Edu	No	Lo que configure el administrador	Sí
API de OpenAI	No	30 días de supervisión de abuso	Sí
Claude Free, Pro, Max	Sí, salvo que te excluyas	5 años si está activado; 30 días si no	No procede
Claude Team, Enterprise y API	No	30 días	Sí
Gemini en apps de consumo	Sí, con revisión humana	18 meses; 72 horas si desactivas la actividad	No procede
Google AI Studio y capa gratuita de la API	Sí, y hay revisión humana	Según términos gratuitos	No
Gemini API de pago y Vertex AI	No	Según configuración	Sí
Workspace con Gemini	No fuera de tu dominio	Según Workspace	Sí
Copilot con cuenta corporativa	No	Registro en Exchange para auditoría	Sí

Tres detalles de letra pequeña que merecen su propio párrafo, porque son los que pillan a la gente.

Uno: en ChatGPT, desactivar el entrenamiento no borra tu historial. El ajuste está en Configuración → Controles de datos → Mejorar el modelo para todos, se aplica a toda la cuenta, y a partir de ahí tus conversaciones dejan de usarse para entrenar, pero siguen ahí. Y hay una excepción poco conocida: si pulsas el pulgar arriba o abajo para dar feedback, la conversación completa asociada a ese voto puede usarse para entrenar aunque tengas la exclusión activada.

Dos: Claude cambió sus condiciones de consumo en agosto de 2025 y ahora usa las conversaciones de los planes personales para entrenar salvo que te excluyas, con una retención que salta de 30 días a cinco años si lo tienes activado. Desactivarlo no es retroactivo sobre modelos ya entrenados. El ajuste está en Configuración → Privacidad. Si en tu empresa alguien usa Claude con la cuenta personal, esto es lo primero que hay que mirar.

Tres, y es el más grave: Google AI Studio y la capa gratuita de la API de Gemini advierten expresamente en sus términos que revisores humanos pueden leer, anotar y procesar tus entradas y salidas, y piden literalmente que no envíes información sensible, confidencial o personal. Es una herramienta magnífica para prototipar. No es un sitio donde pegar datos de clientes, y he visto a más de un equipo técnico usarla como si lo fuera porque "es de Google".

Hay una cuarta cosa que conviene saber con Copilot: lo que determina si estás en el perímetro protegido no es la licencia, sino con qué cuenta has iniciado sesión. Cuenta corporativa, protegido; cuenta personal de Microsoft, consumo. Y las búsquedas web que Copilot lanza a Bing quedan fuera de ese perímetro.

Tú eres el responsable; el proveedor, el encargado

Cuando tu empresa mete datos de clientes en una herramienta de IA, el reparto de papeles es el de siempre y no admite discusión: tú eres el responsable del tratamiento y el proveedor es un encargado. Eso significa que la responsabilidad última es tuya, no de OpenAI, y que necesitas tres cosas.

Contrato de encargado del tratamiento (artículo 28). No es un formalismo: el artículo 28.3 exige que fije objeto, duración, naturaleza y finalidad, tipo de datos y categorías de interesados, más ocho obligaciones concretas, entre ellas que el encargado actúe solo con instrucciones documentadas, que garantice confidencialidad, que te asista con los derechos de los interesados, que suprima o devuelva los datos al terminar y que te permita auditar. OpenAI, Anthropic, Google y Microsoft ofrecen su contrato de encargado. Firmarlo es un trámite de veinte minutos que casi nadie hace, y es exactamente lo primero que te van a pedir si hay una reclamación.

Transferencias internacionales. Aquí hay un matiz que a agosto de 2026 me parece importante y que casi nadie ha contado. El Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. sigue vigente, y el recurso contra él fue desestimado en primera instancia en septiembre de 2025, aunque hay casación pendiente. Pero en junio de 2026 el Tribunal Supremo estadounidense dictó una sentencia que permite al presidente destituir libremente a los comisionados de la autoridad de comercio, y el 31 de julio de 2026 el Comité Europeo de Protección de Datos pidió formalmente a la Comisión que evalúe si eso afecta a la decisión de adecuación, precisamente porque esa independencia era uno de los pilares en los que se apoyaba. Traducción práctica: el marco funciona hoy, pero conviene no construir toda tu arquitectura sobre él.

Y hay un dato concreto que sí puedes comprobar tú mismo: Google y Microsoft están certificados en ese marco; OpenAI y Anthropic no lo están. Sus transferencias se apoyan en cláusulas contractuales tipo dentro de sus contratos de encargado. No es ilegal en absoluto, pero es un mecanismo distinto y conviene reflejarlo bien en tu registro. Añade otro detalle: Anthropic no ofrece residencia de datos en la Unión Europea en su propia plataforma; sus datos se almacenan en Estados Unidos. Si necesitas procesamiento en la UE con modelos de Claude, la vía es consumirlos a través de AWS Bedrock o Google Vertex en regiones europeas.

Registro de actividades de tratamiento (artículo 30). Sí, también tú. La famosa excepción para empresas de menos de 250 empleados casi nunca aplica, porque las condiciones que la desactivan son alternativas: basta con que el tratamiento no sea ocasional, o entrañe riesgo, o incluya categorías especiales. Cualquier empresa con empleados trata nóminas de forma regular, así que ya no es ocasional. La propia Agencia Española de Protección de Datos reconoce que, en la práctica, la mayoría de responsables con menos de 250 trabajadores estarán obligados a llevarlo.

Datos de salud y otras categorías especiales: por qué ahí el listón sube

El artículo 9 del RGPD prohíbe con carácter general tratar datos de salud, biométricos, genéticos, de origen étnico, de creencias, de afiliación sindical o de vida sexual, y luego abre excepciones. Para una clínica, la excepción aplicable es el artículo 9.2.h): fines de medicina preventiva, diagnóstico médico, prestación de asistencia sanitaria o gestión de servicios sanitarios, siempre que quien trate los datos esté sujeto a secreto profesional.

Aquí va el error que veo con más frecuencia, y que además tiene consecuencias: basar el tratamiento asistencial en el consentimiento del paciente. Parece lo más garantista y es justo lo contrario. El consentimiento es revocable en cualquier momento, pero la clínica no puede borrar la historia clínica si el paciente lo revoca, porque la Ley 41/2002 obliga a conservarla un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. Prometes algo que no puedes cumplir. La base correcta es el 9.2.h), que en España se sostiene a través de la LOPDGDD y la propia Ley 41/2002. El consentimiento sí es necesario, y de forma explícita, para lo que queda fuera de la asistencia: marketing, comunicaciones comerciales y fotos de antes y después.

Un apunte que cuesta dinero olvidar: los centros sanitarios están obligados a tener delegado de protección de datos, salvo los profesionales que ejerzan a título individual. Los usos concretos que sí tienen sentido en un entorno clínico los desgrané en IA para clínicas dentales.

Y sobre la evaluación de impacto: no existe una regla que diga "la IA siempre obliga a hacer una EIPD". Lo que hay es el artículo 35, que la exige cuando el tratamiento pueda entrañar alto riesgo, mencionando expresamente el uso de nuevas tecnologías, y una lista de la AEPD con once criterios en la que se considera necesaria cuando concurren dos o más. Con datos de salud y una tecnología nueva, esos dos criterios se cumplen casi siempre. Conviene tenerlo presente porque la sanción más alta que ha impuesto la AEPD en este terreno —algo más de diez millones de euros a Aena en un sistema biométrico— no fue por usar tecnología, sino por no haber hecho la evaluación de impacto. La AEPD ofrece además una herramienta gratuita, Gestiona RGPD, que funciona en tu propio navegador sin enviarle nada a la Agencia.

Casos prácticos, con veredicto

Esta es la parte que la gente busca de verdad. Voy caso por caso, con criterio propio y sin escurrir el bulto.

Caso	Veredicto	Condición imprescindible
Subir un Excel de clientes para analizarlo	Con condiciones	Plan de empresa o API, contrato firmado y datos seudonimizados
Pedirle que redacte un email a un paciente	Con condiciones	Sin diagnóstico ni datos clínicos; personalizas tú al final
Transcribir una reunión	Con condiciones	Avisar a los asistentes, plan de empresa y borrar el audio
Chatbot de IA en atención al cliente	Con condiciones	Informar de que es una IA, base jurídica y contrato
Generar imágenes con la cara de un empleado	Con condiciones	Consentimiento explícito, documentado y revocable
Pegar historias clínicas en ChatGPT gratuito	No	Ninguna lo arregla
Usar Google AI Studio con datos de clientes	No	Sus propios términos lo desaconsejan

El Excel de clientes. Se puede, pero casi nunca hace falta subirlo entero. Si lo que quieres es un análisis de patrones de compra, sustituye nombres y DNI por identificadores, quita teléfonos, emails y direcciones, y sube solo las columnas que necesitas para la pregunta. Con eso, en la mayoría de los casos, el fichero deja de contener datos identificables y el análisis sale igual de bien. Y si necesitas cruzarlo luego, guarda tú la tabla de correspondencias, fuera de la IA.

Redactar un email a un paciente. El nombre de pila y el motivo administrativo de la comunicación, sí. El diagnóstico, el tratamiento o cualquier detalle clínico, no. La regla que uso: la IA redacta la plantilla, tú pones los datos. Es más rápido de lo que suena y elimina el problema de raíz.

Transcribir reuniones. Es donde más he visto meter la pata, porque parece inofensivo. No lo es: la voz es un dato personal por sí misma, y la AEPD ha publicado dos entradas específicas sobre transcripción con IA en 2026 recordando que hay dos tratamientos distintos —transcribir y usar el audio para afinar el modelo— y que el interesado tiene derecho a saber si un tercero va a escuchar su conversación. Avisa siempre al principio de la reunión, usa una herramienta de empresa y borra el audio cuando tengas el texto. Sobre qué herramientas funcionan mejor escribí una comparativa en mejor IA para transcribir audio.

Chatbot en atención al cliente. Se puede y funciona bien, pero tiene tres requisitos que no son negociables: informar de que se está hablando con una IA, tener base jurídica para el tratamiento, y contrato con el proveedor. Añade uno de sentido común: que el chatbot no pida datos que no necesita. He visto formularios conversacionales pidiendo el DNI para resolver una duda de horarios. Lo desarrollo en cómo usar IA en atención al cliente.

La cara de un empleado. Consentimiento explícito, por escrito, con finalidad concreta, y con la posibilidad real de decir que no y de retirarlo después sin consecuencias. Y ojo con el desequilibrio: en una relación laboral, un consentimiento que la gente siente que no puede negar es un consentimiento débil. Si además el resultado puede pasar por real, entras también en el terreno del etiquetado obligatorio del Reglamento de IA.

Cómo hacerlo bien sin bloquear a todo el mundo

Seudonimiza antes de subir. Es la medida con mejor relación entre esfuerzo y protección. Y hay un matiz jurídico reciente que ayuda: el Tribunal de Justicia de la UE estableció en septiembre de 2025 que los datos seudonimizados no son necesariamente datos personales para todo destinatario, sino que depende de si ese destinatario puede reidentificarlos con medios razonables. Eso no convierte la seudonimización en una varita mágica, pero sí refuerza que es una medida sustantiva y no cosmética. Si quieres automatizarlo, Presidio es una herramienta abierta y madura para detectar y sustituir datos personales en texto antes de enviarlo.

Ten una política de IA que la gente pueda leer en cinco minutos. Una política de treinta páginas que nadie abre no protege nada. La mía cabe en una cara: qué herramientas están aprobadas, qué se puede pegar y qué no con tres ejemplos de cada, a quién preguntar en caso de duda, y qué hacer si te das cuenta de que has subido algo que no debías. Ese último punto es el que más gente se salta y el que más disgustos evita, porque convierte un error silenciado en un incidente gestionable.

Da herramienta antes que prohibición. Si tu equipo no tiene una cuenta de empresa, va a usar la suya. Contratar el plan corporativo cuesta bastante menos que una reclamación, y además te da control de administración y registro.

Forma, aunque sea una hora. No sobre el RGPD en abstracto, que aburre a cualquiera, sino sobre los cinco casos que se dan en tu empresa. En una clínica: pacientes, historias, imágenes, transcripciones y reseñas. En una asesoría, otros cinco distintos, y de eso hablo en IA para asesorías.

Documenta. El registro de actividades, el contrato de encargado y, si toca, la evaluación de impacto. Tres documentos. Si algún día hay una inspección, la diferencia entre tenerlos y no tenerlos es enorme, y suele pesar más que el error concreto que se investiga.

RGPD y Reglamento de IA: complementarios, no lo mismo

Se confunden constantemente y son cosas distintas. El RGPD protege datos personales: se aplica siempre que trates información de personas identificables, uses IA o no. El Reglamento Europeo de IA regula los sistemas de inteligencia artificial por su nivel de riesgo, con obligaciones de transparencia y de gestión, y se aplica aunque no haya ningún dato personal de por medio.

El propio Reglamento de IA dice expresamente que no afecta a la aplicación del RGPD ni a las competencias de las autoridades de protección de datos. Es decir: cumplir uno no te exime del otro, y en un proyecto real suelen aplicarse los dos a la vez. Un chatbot que atiende a pacientes está sujeto al RGPD por los datos y al Reglamento de IA por la obligación de decir que es una IA. El detalle del segundo lo tengo en la guía de la ley de IA europea, y el panorama general de implantación en IA para empresas.

Y un apunte honesto para cerrar: esto es orientación práctica de alguien que lleva años implantando estas cosas en una organización con datos sensibles, no asesoramiento jurídico. Las decisiones concretas —qué base legal usas, si te toca evaluación de impacto, cómo redactas el contrato— conviene contrastarlas con tu delegado de protección de datos o con un abogado especializado. Yo he visto lo suficiente como para decirte dónde están las minas; dónde poner exactamente el pie en tu caso, es cosa de alguien que vea tus tratamientos por dentro.

Preguntas frecuentes

¿Puedo meter datos de clientes en ChatGPT?

En la versión gratuita, Plus o Pro, no deberías: tus conversaciones se usan para entrenar el modelo salvo que desactives esa opción, y no hay contrato de encargado del tratamiento. Con ChatGPT Business, Enterprise o la API sí es viable, siempre que firmes el contrato de encargado y limites los datos a los estrictamente necesarios.

¿ChatGPT entrena con lo que escribo?

En los planes de consumo (Free, Plus y Pro), sí por defecto, y puedes desactivarlo en Configuración → Controles de datos. En Business, Enterprise, Edu y la API, no se entrena con tus datos. Ten en cuenta que desactivar el entrenamiento no borra tu historial de conversaciones.

¿Y Claude entrena con mis conversaciones?

En los planes personales (Free, Pro y Max), sí salvo que te excluyas, con una retención de cinco años si lo tienes activado y de 30 días si no. En Team, Enterprise y la API no se entrena con el contenido del cliente. Anthropic almacena los datos en Estados Unidos y no ofrece residencia europea en su propia plataforma.

¿Puedo usar Google AI Studio con datos personales?

No. Sus condiciones advierten expresamente de que revisores humanos pueden leer y procesar las entradas y salidas de los servicios gratuitos, y piden no enviar información sensible, confidencial ni personal. Para datos personales hay que usar la API de pago de Gemini, Vertex AI o Workspace con Gemini.

¿Necesito firmar un contrato de encargado del tratamiento con OpenAI?

Sí, si tratas datos personales con sus servicios. OpenAI ofrece un acuerdo de encargado que se puede firmar desde su web, y para clientes del Espacio Económico Europeo la contraparte contractual es su filial irlandesa. Sin ese contrato, un tratamiento con datos de clientes es difícil de defender.

¿Puedo transcribir reuniones con IA sin permiso de los asistentes?

No es recomendable. La voz es un dato personal, y la AEPD ha recordado que el interesado debe poder saber si un tercero va a acceder a su conversación. Lo correcto es avisar al inicio de la reunión, usar una herramienta con contrato de encargado y borrar el audio original cuando tengas la transcripción.

¿Qué pasa si un empleado ha subido datos de clientes a una IA gratuita?

Actúa como ante cualquier brecha: documenta qué se subió, cuándo y en qué herramienta, borra las conversaciones y desactiva el entrenamiento, y valora con tu delegado de protección de datos si hay riesgo para los interesados y si procede notificar. Ocultarlo es siempre peor que gestionarlo.

¿Hay que hacer evaluación de impacto para usar IA con datos personales?

No de forma automática, pero es muy probable que sí. El artículo 35 la exige ante tratamientos de alto riesgo y menciona expresamente el uso de nuevas tecnologías, y la AEPD la considera necesaria cuando concurren dos o más de sus criterios. Con datos de salud y una tecnología nueva, esos dos criterios se cumplen casi siempre.

¿El RGPD y el Reglamento Europeo de IA son lo mismo?

No. El RGPD protege datos personales y se aplica uses IA o no; el Reglamento de IA regula los sistemas de inteligencia artificial por su nivel de riesgo, incluso sin datos personales. El propio Reglamento de IA aclara que no afecta al RGPD, así que en un proyecto real suelen aplicarse los dos a la vez.

¿Basta con anonimizar los datos antes de subirlos?

Ayuda mucho y es la medida más eficaz en relación con el esfuerzo, pero conviene ser preciso: si puedes revertirlo, es seudonimización, no anonimización, y sigue siendo un dato personal para quien tiene la clave. Aun así reduce el riesgo de forma sustancial y suele ser suficiente para la mayoría de análisis internos.