Automatizar WhatsApp Business con IA: Tutorial Paso a Paso

WhatsApp Business tiene más de 200 millones de usuarios en empresas. En España, es el canal de comunicación número uno con clientes. Pero gestionar manualmente cada mensaje es insostenible cuando creces.

La solución: automatizar WhatsApp con IA. Un chatbot que responda preguntas frecuentes, gestione reservas, cualifique leads y escale a un humano cuando sea necesario. Todo funcionando 24/7.

En este tutorial te enseño cómo montarlo paso a paso, con tres opciones según tu nivel técnico y presupuesto.

Qué Puedes Automatizar en WhatsApp Business

Antes de meternos en la implementación, esto es lo que un chatbot con IA puede hacer en WhatsApp:

Función	Ejemplo	Impacto
Responder FAQs	Horarios, precios, ubicación	Reduce 60-80% de mensajes repetitivos
Gestionar reservas	Citas, mesas, servicios	Funciona 24/7, sin errores
Cualificar leads	Preguntas para filtrar potenciales clientes	Ahorra tiempo al equipo comercial
Enviar confirmaciones	Pedidos, citas, pagos	Automatización post-venta
Soporte técnico básico	Guías, troubleshooting simple	Resuelve sin intervención humana
Catálogo de productos	Mostrar productos, precios, disponibilidad	Venta consultiva automatizada
Encuestas de satisfacción	Post-servicio, NPS	Feedback constante

Elige tu Camino

Hay tres formas de hacerlo, cada una con diferente nivel de dificultad y coste:

Opción	Dificultad	Coste/mes	Personalización	Mejor para
ManyChat	Baja	15-45€	Media	Marketing, ventas simples
Botpress + WhatsApp	Media	0-50€	Alta	Soporte, FAQs con IA avanzada
n8n + WhatsApp API	Alta	0-30€ + API WhatsApp	Total	Integración completa, flujos complejos

Vamos a ver las tres opciones.

Opción A: ManyChat (La Más Fácil)

ManyChat es una plataforma de chatbots no-code que se integra directamente con WhatsApp Business. Es la opción más fácil para quien no tiene experiencia técnica.

Paso 1: Configurar WhatsApp Business API

Para cualquier automatización seria de WhatsApp necesitas la API oficial (no la app normal). ManyChat te guía en el proceso:

1. Regístrate en ManyChat (manychat.com)
2. Selecciona WhatsApp como canal
3. ManyChat te pedirá conectar tu cuenta de Facebook Business (Meta Business Suite)
4. Verifica tu negocio en Meta Business (necesitas: nombre legal, dirección, web)
5. Conecta un número de teléfono dedicado para WhatsApp Business
   • Puede ser un número nuevo o existente
   • IMPORTANTE: no puede ser un número que ya uses con la app WhatsApp Business normal
6. Espera la verificación (suele tardar 24-48 horas)

IMPORTANTE: La API de WhatsApp Business tiene reglas estrictas. No puedes enviar mensajes masivos no solicitados (spam). Solo puedes enviar mensajes a personas que te han escrito primero, o usar plantillas aprobadas por Meta.

Paso 2: Crear tu primer flujo automatizado

1. En ManyChat, ve a "Automation" > "New Flow"
2. Elige un trigger (qué activa el flujo):
   • Keyword trigger: Se activa cuando el usuario escribe una palabra clave ("precio", "reservar", "horario")
   • Default reply: Se activa para cualquier mensaje que no coincida con otro trigger
3. Añade bloques al flujo:

Ejemplo: Flujo de FAQ automático

Trigger: Keyword "horario" o "abierto" o "hora"
  ↓
Mensaje: "¡Hola! Nuestro horario es:
  📅 Lunes a Viernes: 9:00 - 20:00
  📅 Sábados: 10:00 - 14:00
  📅 Domingos: Cerrado

  ¿Te puedo ayudar con algo más?"
  ↓
Botones: [Ver ubicación] [Reservar cita] [Hablar con alguien]

Ejemplo: Flujo de cualificación de lead

Trigger: Keyword "presupuesto" o "contratar"
  ↓
Mensaje: "¡Genial que estés interesado! Para prepararte
  un presupuesto personalizado, necesito saber un par de cosas."
  ↓
Pregunta: "¿Qué servicio te interesa?"
  Botones: [Diseño web] [Marketing digital] [SEO] [Otro]
  ↓
Pregunta: "¿Cuál es tu presupuesto aproximado?"
  Botones: [<1.000€] [1.000-5.000€] [5.000-10.000€] [>10.000€]
  ↓
Pregunta: "¿Para cuándo lo necesitas?"
  Botones: [Urgente] [1-2 semanas] [1 mes] [Sin prisa]
  ↓
Acción: Guardar respuestas + Notificar al equipo comercial
Mensaje: "Perfecto, un miembro de nuestro equipo te
  contactará en menos de 2 horas. ¡Gracias!"

Paso 3: Integrar IA para respuestas inteligentes

ManyChat tiene una función de IA que usa GPT para responder mensajes que no coincidan con ningún keyword:

1. Ve a "AI" > "AI Assistants"
2. Crea un nuevo asistente con estos datos:
   • Nombre: Tu marca o negocio
   • Personalidad: "Eres el asistente virtual de [EMPRESA]. Respondes en español, de forma amable y profesional."
   • Conocimiento: Sube documentos con información sobre tu negocio (servicios, precios, FAQs)
   • Límites: "Si no sabes la respuesta, ofrece conectar con un agente humano. Nunca inventes información."
3. Configura como Default Reply para que cualquier mensaje no reconocido lo gestione la IA

Opción B: Botpress (IA Avanzada)

Botpress es una plataforma de chatbots con IA nativa. Su punto fuerte es que el chatbot realmente entiende las preguntas gracias a procesamiento de lenguaje natural avanzado.

Paso 1: Crear el chatbot en Botpress

1. Regístrate en Botpress (botpress.com) - el plan gratuito incluye WhatsApp
2. Crea un nuevo bot
3. Configura la personalidad en la sección "Agent":

Eres el asistente virtual de [EMPRESA].
Respondes siempre en español.
Tu objetivo es ayudar a los clientes con:
- Información sobre servicios y precios
- Reserva de citas
- Resolución de dudas frecuentes

Reglas:
- Sé amable y conciso
- Si no sabes algo, ofrece conectar con un humano
- Nunca inventes precios o disponibilidad
- Responde con la información de la base de conocimiento

Paso 2: Añadir la base de conocimiento

1. Ve a "Knowledge Base" en Botpress
2. Sube documentos con información de tu empresa:
   • PDFs con catálogos
   • Archivos de texto con FAQs
   • URLs de tu web que quieras que el bot conozca
3. Botpress indexa automáticamente todo el contenido
4. El chatbot podrá responder preguntas basándose en esos documentos (funciona como RAG internamente)

Paso 3: Diseñar flujos de conversación

Botpress usa un editor visual de flujos:

1. Flujo de bienvenida:

   • Saludo personalizado
   • Menú principal con opciones
   • Derivación según la opción elegida

2. Flujo de reservas:

   • Pregunta por servicio
   • Pregunta por fecha y hora preferida
   • Confirma disponibilidad (conectado a tu calendario)
   • Confirma la reserva

3. Flujo de escalado:

   • Si el bot no puede resolver algo
   • Recopila el contexto de la conversación
   • Notifica a un agente humano
   • Mensaje al cliente: "Te paso con un compañero que puede ayudarte mejor"

Paso 4: Conectar con WhatsApp

1. En Botpress, ve a "Integrations" > "WhatsApp"
2. Conecta tu Meta Business account
3. Sigue los pasos para vincular tu número de WhatsApp Business
4. Prueba enviando un mensaje al número

Botpress gestiona toda la complejidad de la API de WhatsApp por ti.

Opción C: n8n + WhatsApp API (Control Total)

Esta opción te da máximo control pero requiere más configuración. Usas n8n como orquestador y conectas directamente con la API de WhatsApp Business a través de un proveedor.

Paso 1: Obtener acceso a la API de WhatsApp

Necesitas un proveedor de la API de WhatsApp Business. Opciones:

Proveedor	Coste mensual	Conversaciones incluidas	Setup
Meta Cloud API (directo)	Gratis + coste por conversación	Pay as you go	Medio
Twilio	15€ + por conversación	Pay as you go	Fácil
360dialog	5€ + por conversación	Pay as you go	Medio

Recomiendo empezar con la Meta Cloud API directa porque es gratuita a nivel de plataforma (solo pagas por conversación).

Configurar Meta Cloud API:

1. Ve a developers.facebook.com y crea una app
2. Selecciona "WhatsApp" como producto
3. Sigue el wizard para configurar un número de prueba
4. Obtén tu Phone Number ID y Access Token
5. Configura un Webhook URL para recibir mensajes entrantes

Paso 2: Configurar n8n

1. Instala n8n (Docker o cloud, como vimos en el tutorial de agentes)
2. Crea un nuevo workflow con estos nodos:

Nodo 1: Webhook (Recibir mensajes)

• Tipo: Webhook
• Método: POST
• Path: /whatsapp-webhook
• Este endpoint recibirá cada mensaje que llegue a tu WhatsApp Business

Nodo 2: Extraer datos del mensaje

• Tipo: Code (JavaScript)

const body = $input.first().json.body;
const entry = body.entry[0];
const change = entry.changes[0];
const message = change.value.messages[0];

return [{
  json: {
    from: message.from,
    text: message.text?.body || '',
    type: message.type,
    timestamp: message.timestamp
  }
}];

Nodo 3: AI Agent (procesar con IA)

• Tipo: AI Agent
• Model: GPT-4o-mini
• System prompt:

Eres el asistente de WhatsApp de [EMPRESA].
Responde de forma concisa y útil.
Información del negocio:
- Horario: L-V 9-20h, S 10-14h
- Servicios: [LISTA]
- Precios: [RANGO]

Reglas:
- Máximo 300 caracteres por respuesta (WhatsApp)
- Usa emojis moderadamente
- Si el cliente quiere hablar con un humano, responde EXACTAMENTE: "ESCALADO"

• Tools: puedes conectar herramientas como Google Calendar, tu CRM, etc.

Nodo 4: Verificar si necesita escalado

• Tipo: IF
• Condición: Si la respuesta contiene "ESCALADO"
• Sí: Enviar notificación al equipo + mensaje al cliente
• No: Enviar respuesta de IA

Nodo 5: Enviar respuesta por WhatsApp

• Tipo: HTTP Request
• Método: POST
• URL: https://graph.facebook.com/v18.0/{{PHONE_NUMBER_ID}}/messages
• Headers: Authorization: Bearer {{ACCESS_TOKEN}}
• Body:

{
  "messaging_product": "whatsapp",
  "to": "{{from}}",
  "type": "text",
  "text": {
    "body": "{{ai_response}}"
  }
}

Paso 3: Añadir funcionalidades avanzadas

Sistema de reservas:

1. Añade una herramienta al agente que consulte Google Calendar
2. Si el cliente quiere reservar, el agente busca disponibilidad
3. Crea el evento en el calendario
4. Envía confirmación por WhatsApp

Integración con CRM:

1. Cuando llega un nuevo contacto, crea/actualiza en tu CRM (HubSpot, Pipedrive, etc.)
2. Registra la conversación como actividad
3. Si es un lead cualificado, crea una oportunidad

Base de conocimiento (RAG):

1. Indexa tus documentos de producto en una base vectorial
2. Añade una herramienta al agente que consulte esa base
3. El agente responde con información precisa de tus productos

Reglas de la API de WhatsApp Business

Antes de implementar nada, necesitas entender las reglas de Meta. Si las incumples, te banean.

Ventanas de conversación

WhatsApp usa un sistema de ventanas de 24 horas:

Tipo	Cuándo	Coste	Restricciones
User-initiated	El cliente te escribe primero	~0.03-0.08€	Puedes responder libremente durante 24h
Business-initiated	Tú inicias la conversación	~0.05-0.15€	Solo con plantillas aprobadas por Meta

Plantillas de mensaje

Para enviar el primer mensaje a un cliente (sin que él te haya escrito primero), necesitas usar plantillas aprobadas por Meta:

1. Ve a Meta Business Suite > WhatsApp > Message Templates
2. Crea una plantilla con categoría:
   • Marketing: Ofertas, novedades (necesita opt-in del usuario)
   • Utility: Confirmaciones, recordatorios (sobre transacciones existentes)
   • Authentication: Códigos de verificación
3. Envía para aprobación (suele tardar minutos a horas)
4. Una vez aprobada, puedes usarla en tus automatizaciones

Lo que NO puedes hacer

• Enviar mensajes masivos no solicitados (spam)
• Vender productos regulados (armas, tabaco, etc.)
• Compartir información médica sin consentimiento
• Usar mensajes automatizados sin opción de hablar con un humano
• Ignorar las solicitudes de opt-out

IMPORTANTE: Siempre ofrece una forma de hablar con un humano. Es requisito de Meta y además es sentido común. Un bot que no permite escalado frustra a los clientes.

Costes Reales

Desglosemos cuánto cuesta todo esto en la práctica:

Escenario: Pequeña empresa (200 conversaciones/mes)

Con ManyChat:

• ManyChat Pro: 15€/mes
• Conversaciones WhatsApp (user-initiated): ~6-16€/mes
• Total: ~21-31€/mes

Con Botpress:

• Botpress: Plan gratuito o 50€/mes (más mensajes)
• Conversaciones WhatsApp: ~6-16€/mes
• Total: ~6-66€/mes

Con n8n:

• n8n cloud: 20€/mes (o gratis self-hosted)
• OpenAI API: ~2-5€/mes
• Conversaciones WhatsApp: ~6-16€/mes
• Total: ~8-41€/mes

Para comparar: un empleado a media jornada respondiendo WhatsApp cuesta 600-800€/mes. La automatización se paga sola con mucha diferencia.

Métricas para Medir el Éxito

Una vez que tu chatbot esté funcionando, mide estos KPIs:

Métricas clave

Métrica	Qué mide	Objetivo
Tasa de resolución	% de consultas resueltas sin humano	>70%
Tiempo de respuesta	Segundos hasta la primera respuesta	<30 segundos
Tasa de escalado	% de conversaciones que necesitan humano	<30%
Satisfacción	Valoración del usuario post-interacción	>4/5
Tasa de conversión	% de leads que realizan la acción deseada	Depende del sector
Coste por conversación	Gasto total / conversaciones atendidas	Menor que con humano

Cómo medir

1. En ManyChat/Botpress: Analytics integrados en la plataforma
2. En n8n: Añade un nodo que registre cada conversación en una hoja de cálculo o base de datos
3. Encuesta rápida: Al final de cada conversación, pregunta "¿Te ha sido útil? 1-5"

Errores Comunes

No ofrecer escalado humano. Esto no es opcional. Siempre, siempre debe haber una forma de hablar con una persona real. Los clientes se frustran rápidamente con un bot que no puede resolver su problema.

Respuestas demasiado largas. WhatsApp es un canal de mensajes cortos. Si tu bot envía párrafos de 500 palabras, nadie los lee. Máximo 200-300 caracteres por mensaje. Si necesitas más, divide en varios mensajes.

No entrenar al bot con tu información real. Un bot genérico que responde con frases tipo "lo sentimos por la inconveniencia" no aporta nada. Dale tu información real: precios, horarios, servicios, políticas.

Automatizar TODO. No todo debe ser automatizado. Quejas serias, problemas de facturación, situaciones emocionales... eso necesita un humano. Configura las reglas de escalado correctamente.

No cumplir las políticas de Meta. Si envías spam o incumples las normas, Meta te banea el número. Y recuperarlo es un proceso largo y doloroso. Lee las políticas antes de lanzar.

Lanzar sin probar. Prueba tu chatbot exhaustivamente antes de conectarlo al número real. Pídele a 5-10 personas que lo usen y detecten fallos. Los primeros mensajes de un cliente real no son el momento para descubrir bugs.

Conclusión: WhatsApp como Canal Inteligente

Automatizar WhatsApp Business con IA no es un lujo ni un proyecto futurista. Es una necesidad para cualquier negocio que recibe más de 20 mensajes al día.

El camino que te recomiendo:

1. Si no tienes experiencia técnica: Empieza con ManyChat. En una tarde tienes algo funcionando.
2. Si quieres IA avanzada sin código: Botpress. Más configuración pero resultados mucho mejores en la calidad de respuestas.
3. Si quieres control total y tienes algo de experiencia: n8n + WhatsApp API. Máxima flexibilidad para integrar con tus sistemas.

El primer paso es siempre el mismo: identifica las 10 preguntas que más recibes en WhatsApp y automatiza sus respuestas. Solo con eso, ya estás ahorrando horas cada semana.

Después, ve añadiendo funcionalidades: reservas, cualificación de leads, integración con CRM. Cada pieza que automatizas es tiempo que tu equipo puede dedicar a lo que realmente importa: atender a los clientes que de verdad necesitan atención humana.